Pierwsza ewaluacja – kilka rad na początek

Ewaluacja pracownika to temat, który niejednemu liderowi spędza sen z powiek. Narzędzi do niej jest mnóstwo, możemy wspierać się różnymi technikami, niejedna organizacja ma rozbudowane procesy dotyczące tego obszaru managerskiego. Finalnie to my musimy sformułować do drugiej osoby komunikat, który będzie zrozumiały dla obydwu stron i spowoduje oczekiwane zmiany lub utrwalenie pewnych zachowań.

Celowo używam w tekście sformułowania ewaluacja. Jestem zwolennikiem ciągłego dawania feedbacku i dążenia do tego, by jak najszybciej udzielać informacji zwrotnej. Natomiast, zdaję sobie sprawę z tego, że takich rozmów trzeba się nauczyć, przyzwyczaić do nich zespół i mieć na nie przestrzeń. Ewaluacja w określonych odstępach czasu wydaje się bardziej dostępna i popularna. Jako ewaluację rozumiem, specjalnie zaplanowane i zorganizowane spotkanie, podczas którego podsumowujemy pracę pracownika oraz udzielamy mu feedbacku.

Szczególnie gdy są to jedna z naszych pierwszych rozmów tego typu, ale nie tylko, będzie towarzyszł Ci stres i jest to całkowicie normalne. Natomiast nic lepiej nie uczy nas i nie rozwinie na temat informacji zwrotnej jak czas i ilość przeprowadzonych rozmów oraz dążenie do ewaluacji również dla nas.

Jasne zasady

Ustal i przekaż pracownikowi jak wyglądają procesy związane z ewaluacją, jak będzie przebiegała jego rozmowa, na jakiej podstawie wyciągasz wnioski na temat jego pracy (raporty, opinie innych osób itd.). Ważne by w jasny sposób zakomunikować jak osoba ewaluowana ma się przygotować. Jeżeli jest to młody stażem pracownik, być może powinniśmy się zastanowić nad wysłaniem do niego pytań lub ankiety, dzięki którym łatwiej będzie mu się przygotować i zastanowić nad obszarami, o których być może sam by nie pomyślał.

Zrób sobie próbę

Może to brzmieć dziwnie, ale podczas ewaluacji liczy się każde słowo. To co w naszej głowie może brzmieć bardzo dobrze i sposób oczywisty, dla osoby, z którą rozmawiamy już wcale takie nie musi być. Dobrą praktyką jest spisanie sobie feedbacku na kartce, dokładnie takimi słowami, jakimi chcielibyśmy go przekazać. Jeżeli masz zaufaną osobę, na której możesz taki feedback przećwiczyć – to też dobry pomysł. Nie ma nic złego również w tym by z takimi notatkami przyjść na rozmowę i się nimi od czasu do czasu posiłkować.

Fakty

Twórz proste zdania i odnoś się przede wszystkim do faktów. Zrezygnuj z metafor, anegdot. Unikaj wszystkiego co może być tylko opinią bez konkretnych przykładów. Jeżeli użyjesz takiej konstrukcji dana osoba może ją zakwestionować jeszcze podczas rozmowy i zamiast wysłuchać Cię do końca, zacznie się tłumaczyć i szukać wymówek. Jeżeli możesz i chcesz przygotować sobie jakieś materiały, jak najbardziej z nich korzystaj! Nie bój się wymagać i stawiać granic, pamiętaj by powiedzieć skąd one wynikają – być może z kwestii biznesowych, a może z zasad jakie przyjął zespół.

Wysłuchaj i zapisuj

Ustal zasady rozmowy. Pamiętaj, że to rozmowa obydwu stron, im więcej pytań zadasz tym dana osoba poczuje, się lepiej wysłuchana. Jeżeli są jakieś bloki Twojej wypowiedzi, na których zależy Ci, by je wypowiedzieć w całości- zakomunikuj to. Nie masz przekonania, że Twoje słowa zostały dobrze zrozumiane poproś o ich sparafrazowanie. Jeżeli osoba, która ewaluujesz wypowiada się, odpowiada na pytania, nie przerywaj jej. Notuj, im więcej notek tym łatwiej będzie Ci taką rozmowę podsumować. Pamiętaj, że może zdarzyć się tak, że pojawią się tematy, na które nie będziesz przygotowany/a. Nie panikuj, wysłuchaj, spróbuj zrozumieć, zapytaj, jakie pracownik ma w związku z takim tematem oczekiwania. Zapisz i umów się na kolejną rozmowę, by takie sytuacje wyjaśnić.

Podsumowanie

Niejednokrotnie kluczowe. Wyślij w mailu wszystko co wspólnie ustaliliście oraz oczekiwania obydwu stron i wszelkie kolejne kroki, jakie podejmujecie. Podsumowanie nie jest ważne tylko z perspektywy tu i teraz, może zdarzyć się tak, że po jakimś czasie konieczny będzie powrót do tych ustaleń lub Ty jako lider zespołu zmienisz pracę, a te notatki będą kluczowe dla nowego lidera i członków zespołu.

Na koniec takiej rozmowy poproś o feedback dla Ciebie. Zapytaj co było w niej dobre a co można jeszcze poprawić. Dzięki temu łatwiej będzie Ci zdefiniować obszar do poprawy.

Oczywiście to tylko kilka kwestii związanych z dużym tematem ewaluacji, wybrałam je ponieważ z mojego doświadczenia to właśnie powyższe obszary są tymi najcześciej zaniedbanymi przez lidera.